Formation, concours, missions, déménagement... : différents frais liés au déplacement des agents et de collaborateurs d'une collectivité territoriale peuvent être pris en charge, sous un certain nombre de conditions.

Les frais de déplacement des agents publics sont pris en charge par leur employeur selon les dispositions du code du travail relatives aux frais de transport du salarié (chapitre Ier du titre VI du livre II de la troisième partie), dans des conditions précisées par décret (code général de la fonction publique, art. L723-1).

Les agents titulaires, les stagiaires et les contractuels peuvent être concernés, de même que les personnes extérieures à l’administration territoriale qui exercent pour le compte de la collectivité une activité accessoire, si l’autorité territoriale en décide ainsi.

De même, toute personne qui collabore aux organismes consultatifs la concernant peut être remboursée de ses frais de transport et de séjour.

Lorsque l’agent se déplace, de manière temporaire, pour les besoins du service hors de sa résidence administrative et familiale (lire la question n°3), il peut prétendre à la prise en charge de ses frais de transport, d’hébergement ou de repas, le cas échéant. Il peut percevoir, par exemple, des indemnités de mission ou d’intérim (lire les questions nos 4 et 5).

Quand ce déplacement temporaire intervient à l’intérieur du territoire de la ­commune de résidence administrative ou de la commune de résidence familiale, ses frais de transport peuvent éventuellement être pris en charge si l’autorité territoriale le décide et si la commune est dotée d’un réseau de transports en commun régulier. La prise en charge intervient alors dans la limite du tarif le moins onéreux du moyen de transport en commun le mieux adapté au déplacement (décret n°2006-781, art. 4), à moins que l’agent soit autorisé à utiliser son véhicule personnel (lire la question n°6).

Par ailleurs, une indemnisation est également possible en cas de déplacement définitif d’un agent (déménagement) par le versement d’une indemnité de changement de résidence (lire la question n°10).

Enfin, sous certaines conditions, les trajets domicile-travail peuvent être pris en charge par l’employeur (lire la question n°9).

La résidence administrative d’un agent correspond au territoire de la commune sur lequel se situe le service où l’agent est affecté (ou l’école où il effectue sa scolarité).

Lorsqu’il est fait mention de la résidence de l’agent, sans autre précision, cette résidence est sa résidence administrative.

Par ailleurs, la notion de résidence familiale correspond au territoire de la commune sur lequel se situe le domicile de l’agent.

L’autorité territoriale peut autoriser les agents à utiliser leurs véhicules terrestres à moteur (voiture, moto), si l’intérêt du service le justifie.

Pour utiliser son véhicule personnel, l’agent doit avoir l’autorisation de son chef de service et souscrire, à titre personnel, une police d’assurance garantissant d’une manière illimitée sa responsabilité civile personnelle ainsi que la responsabilité de la collectivité ou de l’établissement public employeur, y compris dans le cas où celle-ci est engagée vis-à-vis des personnes transportées.

Dans ce cas, l’agent est indemnisé pour ses frais de transport,

• soit sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux,

• soit sur la base d’indemnités kilométriques dont les taux sont fixés par arrêté interministériel.

L’indemnité d’intérim permet la prise en charge des frais de séjour d’un agent désigné pour occuper temporairement un poste vacant, hors de ses résidences administrative et familiale.

Pendant cette période, l’agent a vocation à être indemnisé de ses frais de repas et d’hébergement. Cette indemnité peut être cumulée avec l’indemnité pour frais de transport.

L’autorité territoriale peut autoriser les agents à utiliser leurs véhicules terrestres à moteur (voiture, moto, etc.) pour les besoins du service : l’agent doit alors souscrire à titre personnel une police d’assurance garantissant d’une manière illimitée sa responsabilité au titre de tous les dommages qui seraient causés par l’utilisation de son ­véhicule à des fins professionnelles. Il ne peut pas se faire rembourser ni impôts, ni taxes, ni assurances payés pour son ­véhicule et n’a aucun droit en cas de dommage à celui-ci.

L’agent est remboursé de ses frais, soit sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux, soit sur la base d’indemnités kilométriques dont les taux sont fixés par arrêté interministériel (arrêté du 14 mars 2022) et varient en fonction de la distance parcourue et de la puissance du véhicule. Ces indemnités viennent d’ailleurs d’être revalorisées de 10 %.

En outre, quand l’intérêt du service le justifie, l’autorité territoriale peut autoriser le remboursement des tickets de stationnement et de péage d’autoroute ou d’utilisation d’un taxi, d’un véhicule de location ou d’un véhicule personnel autre qu’un ­véhicule à moteur, sur présentation des pièces justificatives au seul ordonnateur (décret n°2001-654, art. 15).

Le décret du 19 juillet 2001 définit l’agent territorial en stage comme l’agent qui se déplace pour suivre une action de formation organisée par l’administration ou à son initiative en vue de la formation professionnelle tout au long de la vie, plus précisément, des actions de formation d’intégration et de professionnalisation, formation de perfectionnement et les actions de lutte contre l’illettrisme et pour l’apprentissage de la langue française (décret n° 2001-654, art. 7).

Selon le cas, l’intéressé a vocation à percevoir une indemnité de mission (actions de professionnalisation, dispensées tout au long de la carrière et à l’occasion de l’affecta­tion dans un poste de responsabilité, ainsi que les actions de lutte contre l’illettrisme et pour l’apprentissage de la langue française, lire la question n°4) ou une indemnité de stage (actions favorisant l’intégration dans la fonction publique territoriale, dispensées aux agents de toutes catégories, ainsi que la formation de perfectionnement, qui l’est en cours de carrière à la demande de l’employeur ou de l’agent, lire la question n°5), l’une étant exclusive de l’autre, en vue de prendre en charge ses frais de repas, d’héber­gement et de transport. Cette indemnisation est réduite lorsque l’agent a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou d’être hébergé dans une structure dépendant de l’administration.

Quand un agent est appelé à se présenter aux épreuves d’admissibilité ou d’admission d’un concours, d’une sélection ou d’un examen professionnel organisé par l’administration hors de ses résidences administrative et familiale, il peut prétendre à la prise en charge de ses frais de transport aller-retour, dans la limite d’un seul aller-retour par année civile (sauf si l’agent doit se présenter aux épreuves d’admission d’un concours, à condition qu’une délibération l’ait prévu, selon le décret n°2006-781, art. 6).

Les agents publics ont vocation à bénéficier d’une prise en charge partielle du coût de leur trajet domicile-travail s’ils utilisent les transports publics (bus, train, vélo…). Sont ainsi pris en charge les titres d’abonnement correspondant aux déplacements effectués au moyen de transports publics de voyageurs et de services publics de location de vélos entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail. Ces titres doivent être nominatifs et conformes aux règles de validité. En revanche, les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas pris en charge.

L’employeur public prend en charge la moitié du tarif de ces abonnements, dans la limite d’un plafond, fixé actuellement à 86,16 euros par mois (décret n°2015-1228). Le montant de la prise en charge partielle du prix des titres d’abonnement est versé mensuellement.

En outre, depuis 2020, les agents publics territoriaux (fonctionnaires et contractuels) peuvent bénéficier d’un forfait mobilités durables, si une délibération le prévoit et dans les conditions prévues par le décret du 9 décembre 2020 (décret n°2020-1547). Ce remboursement forfaitaire ­permet la prise en charge des frais de transport des agents entre leur domicile et leur lieu de travail s’ils effectuent ces trajets à vélo ou en covoiturage au moins cent jours par an (pour un agent à temps complet). Il ne peut pas se cumuler avec le remboursement partiel des titres de transport public évoqué plus haut. Ce forfait est fixé actuellement à 200 euros par an et n’est pas imposable sur le revenu.

En cas de changement définitif d’affectation dans une autre commune, l’agent territorial (titulaire, stagiaire ou contractuel) a vocation à percevoir l’indemnité pour changement de résidence administrative (décret n°2001-654, art. 9). Constitue ainsi un changement de résidence une nouvelle affectation prononcée dans une autre commune que celle où l’agent était affecté, soit par la même autorité territoriale (changement d’affectation), soit par une nouvelle autorité territoriale (mutation).

Le décret du 19 juillet 2001 liste les cas dans lesquels l’indemnité de changement de résidence peut être versée. Selon l’hypo­thèse dans laquelle intervient le changement de résidence, cette indemnité est majorée ou minorée (par exemple, majorée de 20 % si le changement de résidence résulte d’une promotion de grade ; minorée de 20 % en cas de mutation à la demande de l’agent comptant cinq ans d’ancienneté dans sa précédente résidence administrative).

Dans tous les autres cas, les agents n’ont en principe droit à aucun remboursement ou indemnisation, notamment lors d’une première nomination dans la fonction publique.

RÉFÉRENCES

·       Décret n° 2010-676 du 21 juin 2010

·       Décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006

·       Décret n° 2001-654 du 19 juillet 2001

·       Décret n° 90-437 du 28 mai 1990

Juin 2022

La Gazette des Communes